// Koszty podróży służbowej pracownika

Koszty podróży służbowej pracownika


Koszty podróży służbowej pracownika

Koszty podróży służbowej pokrywane przez pracodawcę.

 

W przypadku delegowania pracownika w podróż służbową obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie zarówno narzędzi koniecznych do wykonania zadania, jak i środków finansowych na pokrycie kosztów podróży.

Pracodawca może polecić pracownikowi wykonanie zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Wyjazd pracownika w celu wykonania takiego zadania stanowi podróż służbową w rozumieniu Kodeksu pracy.

Wysokość i sposób ustalania należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową, pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą określać w przepisach wewnątrzzakładowych. W razie braku takich uregulowań zastosowanie mają przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167).

Z postanowień tego rozporządzenia wynika, że poza dietą pracownikowi należy się zwrot określonych kosztów podróży, np. kosztów noclegu. Roszczenie o zwrot tych kosztów nie przysługuje jednak, w sytuacji gdy pracodawca zapewnia bezpłatne zakwaterowanie.
Sposób organizacji podróży służbowej i rozliczeń z pracownikiem wpływa na ujęcie wydatków w ewidencji księgowej.

W przypadku gdy to pracownik ponosi wydatki, pracodawca dokonuje ich zwrotu na podstawie rozliczenia podróży służbowej przedkładanego wraz z załączonymi dowodami poniesienia wydatków. Dowód rozliczenia podróży służbowej, spełniający wymogi określone w § 14 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2014 r. poz. 1037 ze zm.), stanowi podstawę zaksięgowania tych kosztów w kolumnie 13 księgi – “pozostałe wydatki”. Pracodawca może przy tym ująć przysługujące pracownikowi należności z tytułu podróży służbowej do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu, w którym pracownik dokonał rozliczenia, ale pod warunkiem, że zostały terminowo wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika. W przeciwnym razie należności te stają się kosztem dopiero w momencie ich wypłaty lub postawienia do dyspozycji pracownika.

Natomiast w sytuacji gdy to pracodawca bezpośrednio pokrywa koszty podróży, wówczas w kolumnie 13 podatkowej księgi koszty te wykazuje się na podstawie dowodów księgowych.