Zaletą własnej działalności jest to, że w koszty można wpisać wszelkie wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu. Obniżają one podstawę opodatkowania dzięki czemu mniej pieniędzy musimy oddać państwu w formie podatku.

Zasada jest, że aby móc rozliczyć dany wydatek w kosztach firmy musi on być:

• faktycznie poniesiony
• związany bezpośrednio z uzyskiwanym przez firmę dochodem
• dopuszczalny przez ustawę
• właściwie udokumentowany

W większości przypadków faktura stanowi dowód księgowy ale w niektórych sytuacjach wystarczy nawet paragon z kasy fiskalnej.

Paragon w przeciwieństwie do faktury nie zawiera informacji o kupującym i dlatego z reguły nie stanowi dowodu księgowego ale są wyjątki: bilety na przejazdy komunikacją miejską, opłaty za przejazd autostradą czy zakup środków czystości. Sytuacja kształtuje się podobnie z opłaconymi rachunkami za media a jako dowód można przedstawić potwierdzenie z bankowości elektronicznej.

W przypadku biletów za przejazd komunikacją miejską są pewne warunki jakie musi spełnić:

• podróż ponad 50 km
• bilet musi zawierać nazwę i NIP przewoźnika
• datę wystawienia
• nr biletu
• kwotę do zapłaty z podatkiem i samą kwotę VAT

Można również na podstawie paragonu rozliczyć paliwo ale tylko gdy przedsiębiorca tankuje poza granicą.