Faktura pro forma nie dokumentuje zdarzenia gospodarczego i nie stanowi dowodu księgowego. Z tej przyczyny nie może być ona ujęta w księgach rachunkowych jednostki.
Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe potwierdzające dokonanie operacji gospodarczej – dowody źródłowe. Faktura pro forma nie dokumentuje żadnego zdarzenia gospodarczego, tj. nie dokumentuje ona transakcji sprzedaży-kupna, nie jest również zapłatą. Pełni ona jedynie funkcję informacyjną, określającą, jaką zaliczkę (przedpłatę) nabywca powinien wpłacić przed dostawą towaru (wykonaniem usługi). Z tego względu faktura pro forma nie stanowi dowodu księgowego, co decyduje o tym, że nie ujmuje się jej w księgach rachunkowych jednostki.
Zgodnie z ustawą w księgach rachunkowych jednostka zaewidencjonuje natomiast zapłatę zaliczki (przedpłaty) na poczet przyszłej dostawy towarów, dokonaną na podstawie wcześniejszej faktury pro formy. Zapłata ta może zostać zaksięgowana np.:
| – Wn konto 21 “Rozrachunki z dostawcami” lub konto 24 “Pozostałe rozrachunki”, – Ma konto 13-0 “Rachunek bieżący” lub konto 10 “Kasa”. |
W momencie otrzymania od sprzedawcy faktury zaliczkowej, możemy ją ująć w księgach rachunkowych np. zapisem:
| – Wn konto 30 “Rozliczenie zakupu” – wartość netto faktury, – Wn konto 22-1 “VAT naliczony i jego rozliczenie” – kwota VAT naliczonego, jeżeli podlega on odliczeniu, – Ma konto 21 lub konto 24 – kwota brutto faktury zaliczkowej. |